현대자동차 오토웨이 메일함, 혹시 터지기 일보 직전인가요?
오늘도 현대자동차 오토웨이에 로그인하자마자 보이는 빨간색 경고 메시지. “사내 메일 용량이 부족합니다.” 중요한 전자결재 문서는 확인해야 하고, 협력사로부터 온 메일도 열어봐야 하는데 용량이 꽉 차서 아무것도 할 수 없는 상황, 혹시 당신의 이야기인가요? 매일 아침 메일 몇 개를 지우며 하루를 시작하는 것이 일상이 되어버렸다면, 더 이상은 안 됩니다. 동료들은 아무 문제 없이 사용하는 것 같은데 왜 나만 이런 문제를 겪는 걸까요? 이제 용량 부족의 굴레에서 벗어나 업무 효율을 200% 끌어올릴 시간입니다.
메일함 용량 확보, 핵심은 이 세 가지
- 불필요한 대용량 첨부파일 정리하기
- 오래된 메일 과감하게 삭제하기
- 중요 메일은 별도 폴더로 보관(아카이빙)하기
꽉 막힌 사내 메일 용량, 시원하게 뚫어주는 5가지 방법
현대자동차그룹 임직원이라면 누구나 사용하는 그룹웨어, 오토웨이(Autoway). 특히 사내 메일은 전자결재, 공지사항 확인, 협력사와의 소통 등 모든 업무의 중심이라고 할 수 있습니다. 하지만 조금만 방심하면 금세 용량 부족에 시달리게 되죠. 신입사원 시절부터 쌓여온 메일들이 발목을 잡고 있다면, 아래 5가지 방법을 통해 스마트한 메일 관리 전문가로 거듭나 보세요.
대용량 첨부파일부터 정리하세요
메일 용량을 가장 많이 차지하는 주범은 단연 첨부파일입니다. 특히 이미지나 동영상, 설계 도면 파일 등은 메일 몇 개만으로도 용량을 가득 채울 수 있습니다. 오토웨이 메일함 검색 기능을 활용하여 ‘첨부파일 크기’를 기준으로 정렬해 보세요. 오래되었거나 더 이상 필요 없는 대용량 첨부파일이 포함된 메일을 삭제하는 것만으로도 눈에 띄게 용량이 확보되는 것을 확인할 수 있습니다. 중요한 파일은 개인 PC나 부서 자료실에 백업한 후 삭제하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
주기적으로 오래된 메일을 삭제하세요
받은 편지함에 수천 개의 메일이 쌓여있지는 않나요? 우리는 생각보다 많은 메일을 ‘혹시나’ 하는 마음에 보관하지만, 실제로 다시 열어보는 경우는 드뭅니다. 특히 단순 알림, 지난 공지사항, 완료된 프로젝트 관련 메일 등은 과감하게 정리할 필요가 있습니다. 한 달 혹은 한 분기 단위로 기간을 설정하여 오래된 메셔지를 일괄 삭제하면 용량 관리와 함께 필요한 정보를 찾는 시간 단축 효과까지 얻을 수 있습니다. 휴가 신청이나 출장비 정산, 경비 처리처럼 결재함에서 확인 가능한 내용들은 확인 후 바로 삭제하는 것이 효율적입니다.
중요 메일은 ‘보관’ 기능을 활용하세요
삭제하기에는 애매하지만 받은 편지함을 차지하고 있는 중요한 메일들이 있습니다. 예를 들어, 진행 중인 프로젝트 관련 중요 내용이나 임직원 할인 혜택, 복지포인트 사용 안내와 같은 정보들이죠. 이럴 때는 무작정 보관하기보다 주제별로 폴더를 만들어 관리하는 ‘아카이빙’ 습관을 들이는 것이 좋습니다. ‘아이오닉 5 신차 정보’, ‘N 브랜드 관련’, ‘하이브리드 기술 자료’ 와 같이 폴더를 세분화하면 나중에 해당 정보가 필요할 때 아이디 찾기보다 훨씬 빠르게 내용을 확인할 수 있습니다.
메일 대신 메신저와 자료실을 활용하세요
간단한 업무 협의나 파일 공유를 위해 여전히 사내 메일을 사용하고 있나요? 오토웨이 내에는 업무 효율을 높일 수 있는 다양한 기능들이 있습니다. 짧은 대화는 메신저를 활용하고, 여러 명에게 파일을 공유해야 할 때는 자료실이나 게시판을 이용해 보세요. 이는 불필요한 메일 트래픽을 줄여 개인의 메일 용량뿐만 아니라 회사 전체의 시스템 부하를 줄이는 데도 도움이 됩니다. 특히 원격 근무나 재택 근무 시 캘린더를 통한 일정 공유와 회의실 예약 기능을 적극 활용하면 더욱 스마트한 업무가 가능해집니다.
| 구분 | 사내 메일 | 메신저 | 자료실/게시판 |
|---|---|---|---|
| 주요 용도 | 공식적인 기록이 필요한 업무 소통, 전자결재, 외부 커뮤니케이션 | 빠른 질의응답, 간단한 업무 협의, 실시간 소통 | 대용량 파일 공유, 부서/팀 단위 자료 아카이빙, 공지 |
| 장점 | 내용 보존이 용이하고 공식적인 증빙으로 활용 가능 | 신속한 피드백, 불필요한 메일 감소 | 체계적인 자료 관리, 메일 용량 부담 없음 |
| 단점 | 용량 제한, 실시간 소통의 어려움 | 중요 내용 휘발 가능성, 대화 내용 검색의 어려움 | 업로드/다운로드의 번거로움 |
최후의 수단, 헬프데스크(ITSM)에 문의하세요
위의 방법들을 모두 시도했음에도 불구하고 여전히 용량이 부족하다면 최후의 수단이 있습니다. 바로 오토웨이 내 헬프데스크(ITSM)나 도움센터에 용량 증설을 요청하는 것입니다. 부서나 직무 특성상 대용량 파일을 자주 주고받아야 하는 경우, 합당한 사유를 제시하면 용량을 증설 받을 수 있습니다. 용량 문제 외에도 로그인 오류, 비밀번호 분실, 계정 잠김, OTP/MPASS와 같은 부가인증 문제 등 시스템 사용에 어려움이 있다면 주저하지 말고 Q&A 게시판이나 유선으로 문의하여 도움을 받는 것이 좋습니다.
